RGPD : Liste des traitements standard des collectivités territoriales et communautés de communes
Depuis l’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) en mai 2018, les collectivités territoriales, y compris les communautés de communes, sont soumises à des exigences strictes en matière de gestion des données personnelles. En tant qu’entités administratives locales, elles gèrent un volume important d'informations sensibles liées aux citoyens, aux infrastructures publiques et aux services communaux.
Cela les oblige à adopter des pratiques rigoureuses pour assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données.
Au cœur de cette démarche de conformité se trouve le registre des traitements, un outil central pour piloter la protection des données. Ce registre, obligatoire pour toutes les collectivités, permet de recenser l'ensemble des traitements de données réalisés, ce qui offre une vision claire des informations traitées et des finalités associées. Il aide ainsi à se poser les bonnes questions sur la pertinence des traitements, les risques associés et les mesures de sécurité à appliquer.
Le registre des traitements est également l'un des piliers du principe d’accountability (responsabilité) inscrit dans le RGPD. En plus d’être un document de référence pour les autorités de contrôle, il doit être tenu à jour dans le temps pour refléter fidèlement l’évolution des pratiques de traitement de la collectivité. C’est un véritable outil de suivi et d’ajustement permettant de garantir une conformité continue.
La nomination d’un Délégué à la Protection des Données (DPO), souvent mutualisé, est également essentielle pour accompagner les communautés de communes dans cette démarche, en assurant le respect des droits des citoyens et la sécurité des informations.
Dans ce contexte, voici une liste des principaux traitements de données mis en œuvre par les communautés de communes, classés par thématique :
Services aux administrés
- Gestion des demandes des usagers
- Gestion de l’état civil (naissances, mariages, décès)
- Gestion du fichier électoral (répertoire électoral unique - REU)
- Attestations d’accueil des étrangers
Communication et alerte
- Systèmes d’alerte de la population (risques naturels ou industriels)
- Fichiers de communication non commerciale
- Diffusion de documents (bulletins municipaux, réseaux sociaux, sites web)
- Communication politique
- Téléservices locaux
Gestion scolaire et petite enfance
- Fichiers des écoles
- Affaires scolaires, périscolaires et extrascolaires
- Gestion des activités petite enfance
Gestion des infrastructures et services communaux
- Arrêtés de circulation et autorisations de voirie
- Concessions de cimetières et opérations funéraires
- Système d’information géographique (SIG)
- Communication de données géographiques
- Gestion des biens immobiliers
- Logements vacants
- Gestion du contentieux avec les résidents et co-contractants
- Logement adapté et suivi social personnalisé
- Instruction des demandes et gestion des logements sociaux
- Recensement des chambres d’hôtes
Gestion financière et fiscale
- Comptabilité générale
- Fichiers de fournisseurs
- Fichiers clients, prospects et/ou vente en ligne
- Recouvrement de taxes et redevances
- Impayés par chèque bancaire
- Isudgfip la matrice cadastrale : rôles des impôts locaux
Gestion des contentieux et réclamations
- Gestion des plaintes, réclamations et pétitions
- Gestion des contentieux et sinistres
- Recouvrement des contraventions routières
Gestion du personnel
- Paie des personnels du secteur public
- Badges sur le lieu de travail
- Médecine du travail
- Gestion des comptes personnels de formation
Services numériques et systèmes d’information
- Accès public à internet (hotspots Wi-Fi)
- Sites internet communaux et applications mobiles
- Serveurs, drives et/ou clouds public – privé
- Gestion de la sécurité des systèmes d’information (SSI)
- Informatique et filtrage d’accès internet
- Gestion de la téléphonie (facturation) et des annuaires internes
Services sociaux et suivi des administrés
- Accompagnement et suivi social des personnes en difficulté
- Prévention de la délinquance par les mairies
- Gestion des infractions pénales
- Activité des comités d’entreprise et d’établissement
Gestion des archives et traitement des données publiques
- Archives publiques
- Traitements statistiques (particuliers)
- Bibliothèques, médiathèques
Gestion des marchés publics et légalité
- Marchés publics et leur dématérialisation
- Contrôle de légalité des organismes publics
Gestion du délégué à la protection des données (DPO)
- Gestion des demandes adressées au délégué à la protection des données mutualisé
Grâce à la liste des traitements présentée dans cet article, les communes disposent d'une base solide pour rédiger leur registre des traitements. Chaque entrée dans cette liste représente le nom d'un traitement, mais il est essentiel d'aller plus loin en créant une fiche de traitement pour chaque traitement répertorié. Chaque fiche devra comporter les informations suivantes :
- Les catégories de données personnelles traitées : il s'agit de préciser les types de données collectées (données d'identité, données de contact, etc.).
- Les objectifs poursuivis par les opérations de traitement de données : ces finalités doivent être clairement définies pour chaque traitement (ex : gestion des inscriptions scolaires, gestion du fichier électoral, etc.).
- Les acteurs impliqués dans le traitement des données : cela inclut les services internes traitant les données ainsi que les prestataires externes sous-traitants. Il est crucial d’identifier ces prestataires pour pouvoir actualiser les clauses de confidentialité.
- Les flux de données : indiquez l'origine des données (qui les fournit) et leur destination, notamment pour repérer les transferts de données en dehors de l'Union européenne.
Pour chaque traitement, il est recommandé de se poser les questions suivantes :
Qui ? Quoi ? Pourquoi ? Où ? Jusqu’à quand ? Comment ?
- Inscrivez dans le registre le nom et les coordonnées du responsable du traitement (et de son représentant légal), ainsi que celles du délégué à la protection des données (DPO).
- Identifiez les responsables des services opérationnels traitant les données.
- Établissez la liste des sous-traitants impliqués dans le traitement des données.
- Identifiez les catégories de données personnelles collectées.
- Repérez les données particulièrement sensibles (ex. : données de santé, infractions).
- Décrivez-la ou les finalités pour lesquelles ces données sont collectées (ex. : gestion des services publics, suivi des administrés, etc.).
- Déterminez le lieu d'hébergement des données.
- Indiquez les pays dans lesquels les données pourraient être transférées, si applicable.
- Précisez, pour chaque catégorie de données, la durée de conservation prévue.
- Indiquez les mesures de sécurité mises en œuvre pour protéger les données contre les accès non autorisés (ex. chiffrement, contrôle des accès, etc.).
La rédaction d’un registre des traitements n’est pas qu’une obligation réglementaire, c’est aussi un outil central pour piloter la conformité RGPD. Il permet de garantir que chaque traitement de données est conforme, sécurisé et justifié. Il est important de maintenir ce registre à jour en fonction des évolutions des traitements au sein de la commune, conformément au principe d'accountability (responsabilité).
Pour simplifier la gestion de la conformité RGPD, l'outil ProDPO a été enrichi avec l'ensemble des traitements standard des communes. Chaque traitement est accompagné des informations nécessaires telles que les finalités, les catégories de données, les durées de conservation et les mesures de sécurité. Cet outil vous permet ainsi de piloter votre conformité de manière centralisée et efficace. N’hésitez pas à le tester ou à demander une démonstration en nous contactant à : contact@prodpo.fr.
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