RGPD - Les durées de conservation - Comptabilité et banques
La gestion financière d'une entreprise implique un volume important de données. Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) et d'autres réglementations légales imposent des règles strictes sur la durée pendant laquelle ces données doivent être conservées. Cet article de blog vise à informer les professionnels de la comptabilité et du secteur bancaire sur ces obligations.
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Principes clés de la conservation des données
- Finalité et durée : La durée de conservation des données doit être strictement liée à la finalité du traitement. Les données ne doivent être conservées que pendant la durée nécessaire à la réalisation de l'objectif pour lequel elles ont été collectées.
- Sécurité des données : La sécurité des données doit être garantie pendant toute leur durée de vie, y compris pendant l'archivage. L'accès doit être contrôlé et les données protégées contre toute perte, altération ou accès non autorisé.
- Archivage intermédiaire : Après la période d'utilisation active, les données peuvent être conservées en archivage intermédiaire, notamment pour répondre à des obligations légales ou en cas de litige.
Durées de conservation spécifiques à la comptabilité et aux banques
Les durées de conservation varient en fonction du type de données collectées et de leur finalité :
- Pièces comptables (factures, bons de livraison, quittances, bordereaux, tickets, etc.) : 10 ans.
- Livres et registres comptables (livre-journal, grand-livre) : 10 ans.
- Documents de synthèse ou comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) : 10 ans à partir de la clôture de l'exercice comptable.
- Documents bancaires (relevés de comptes, talons de chèque, ordres de virement, etc.) : 5 ans.
- Ordre de virement pour paiement : 10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable.
- Justificatifs papiers des enregistrements saisis dans la comptabilité : 10 ans.
- Factures, livres de recettes et registres d'achats (pour les micro-entreprises) : 6 ou 10 ans.
- Documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires : 3 ans.
- Rapports des commissaires aux comptes : 3 ans à compter du rapport concerné.
- Dossier relatif à un compte courant ou un compte épargne : 5 ans à partir de la date de clôture du compte.
Importance de l'adaptation et de l'expertise
Les durées de conservation mentionnées ci-dessus sont des indications générales. Il est essentiel d'adapter ces durées en fonction des besoins spécifiques de votre activité et de consulter un expert juridique ou un DPO (Délégué à la Protection des Données) pour des conseils précis. Il est également important de noter que les durées peuvent être affectées par d'autres obligations légales spécifiques à votre secteur d'activité.
Conclusion
Le respect des règles de conservation des données est crucial pour la conformité au RGPD et aux obligations légales du secteur de la comptabilité et de la banque. En tant que professionnel de ces secteurs, il est de votre responsabilité de comprendre ces règles et de les appliquer rigoureusement. Cela permettra de garantir la protection des données de vos clients, partenaires et employés, et d'éviter des sanctions potentielles.
N'hésitez pas à consulter les liens et les références mentionnés dans les sources pour approfondir vos connaissances sur ce sujet. Pour aller plus loin, les contacts de Silexo et ProDPO sont disponibles.
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