RGPD - Les durées de conservation - Fiscalité
La gestion fiscale d'une entreprise ou d'un particulier implique un traitement important de données financières et personnelles. Le Règlement général sur la protection des données (RGPD), ainsi que le droit fiscal, imposent des règles strictes concernant la durée de conservation de ces informations. Cet article a pour but d'éclairer les professionnels et les particuliers sur ces obligations.
Télécharger le tableau complet des durées de conservation
Principes clés de la conservation des données
- Finalité et durée : La durée de conservation des données doit être strictement liée à la finalité du traitement. Les données ne doivent être conservées que le temps nécessaire à l'accomplissement de l'objectif pour lequel elles ont été collectées.
- Sécurité des données : La sécurité des données doit être assurée pendant toute leur durée de vie, y compris en archivage. L'accès doit être contrôlé, et les données doivent être protégées contre toute perte, altération ou accès non autorisé.
- Archivage intermédiaire : Les données peuvent être conservées en archivage intermédiaire après la période d'utilisation active, notamment pour répondre à des obligations légales ou en cas de contentieux.
Durées de conservation spécifiques à la fiscalité
Les durées de conservation varient en fonction du type d'impôt et de la nature des documents :
- Impôt sur le revenu (IR) et Impôt sur les sociétés (IS) : 6 ans. La durée de 6 ans s’entend à partir : de la dernière opération inscrite sur les livres ou registres ; ou de la date à laquelle les documents ont été établis.
- Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel : 6 ans.
- Impôts sur les sociétés pour les entreprises individuelles, les sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d'exercice libéral) : 6 ans.
- Impôts directs locaux (taxes foncières, etc.) : 6 ans.
- Cotisation foncière des entreprises (CFE) et Cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE) : 6 ans.
- Taxes sur le chiffre d'affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d'assurance, etc.) : 6 ans.
- Déclaration en douane : 3 ans.
Importance de l'adaptation et de l'expertise
Les durées de conservation mentionnées ci-dessus sont des indications générales. Il est essentiel d'adapter ces durées en fonction des besoins spécifiques de votre situation et de consulter un expert juridique ou un DPO (Délégué à la Protection des Données) pour des conseils précis. Les durées peuvent également être affectées par d'autres obligations légales spécifiques à votre secteur d'activité.
Remarques importantes
- Les données utilisées à des fins statistiques ne sont plus considérées comme des données personnelles une fois anonymisées.
- Il est important de noter que certaines durées mentionnées dans les sources font référence à des normes simplifiées ou des dispenses qui n'ont plus de valeur juridique depuis l'entrée en vigueur du RGPD.
- Il convient de respecter les recommandations de la CNIL et du RGPD en matière de protection des données.
Conclusion
Le respect des règles de conservation des données fiscales est crucial pour la conformité au RGPD et au droit fiscal. En tant que professionnel ou particulier, il est de votre responsabilité de comprendre ces règles et de les appliquer rigoureusement. Cela permettra d'éviter des sanctions potentielles et de garantir la protection de vos données.
N'hésitez pas à consulter les liens et les références mentionnés dans les sources pour approfondir vos connaissances sur ce sujet. Pour aller plus loin, les contacts de Silexo et ProDPO sont disponibles.
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