Alléger le RGPD sans sacrifier la conformité : le défi du registre des traitements

Sommaire

Vers une conformité RGPD allégée pour les PME ?

Un projet européen de simplification du RGPD

Réfléchir à une adaptation du reporting, sans renoncer à la responsabilisation

Alternatives au registre des traitements pour démontrer la conformité

1. Une politique de conformité narrative
2. Une cartographie simplifiée des traitements
3. Une autoévaluation et un audit périodiques
4. Des outils numériques pour accompagner la conformité

Le mot de la fin : une simplification potentiellement bienvenue, mais à conditions !

Une conformité accessible : notre choix d’un outil centralisé

Vers une conformité RGPD allégée pour les PME ?

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) impose aux entreprises de documenter leurs traitements de données personnelles, notamment au travers du registre des activités de traitement, prévu par l’article 30. Ce registre recense et décrit l’ensemble des traitements mis en œuvre et participe à la démonstration de la conformité, conformément au principe d’accountability.

En théorie, les petites structures de moins de 250 salariés bénéficient d’une dérogation : elles ne sont pas tenues de documenter les traitements occasionnels, présentant peu de risques, et n’impliquant pas de données sensibles.

Mais en pratique, cette exception est très limitée. La plupart des activités courantes — paie, gestion des clients ou des fournisseurs, suivi des candidatures, etc. — restent soumises à l’obligation de tenir un registre RGPD.

La CNIL recommande d’ailleurs aux PME de documenter leurs traitements dès qu’un doute existe sur l’applicabilité de la dérogation.

Résultat : même les petites entreprises se voient dans l’obligation de recenser scrupuleusement l’ensemble de leurs activités nécessitant la manipulation de données à caractère personnel — une situation perçue comme lourde et disproportionnée, notamment par les TPE-PME, depuis l’entrée en vigueur du texte.

Un projet européen de simplification du RGPD

C’est dans ce contexte qu’émerge l’idée d’une conformité RGPD simplifiée pour les « PME » (notion retenue au sens… très large). Sept ans après l’entrée en application du règlement, l’Union européenne envisage un assouplissement ciblé de certaines obligations jugées trop lourdes pour les petites structures.

La présidente de la Commission, Ursula von der Leyen, a lancé une initiative visant à réduire la charge administrative pesant sur les entreprises européennes, dans une logique de compétitivité internationale face aux États-Unis et à la Chine.

Longtemps considéré comme un texte intouchable, le RGPD figure désormais parmi les règlements susceptibles d’être revisités. En 2024, le Commissaire à la Justice Didier Reynders — remplacé début 2025 par Michael McGrath — a reconnu que les PME manquent de moyens pour se mettre en conformité efficacement.

La Commission prépare ainsi une proposition de révision du RGPD, centrée sur les obligations de reporting imposées aux entreprises de moins de 500 salariés. Le texte ne remettrait pas (espérons-le) en cause les principes fondamentaux (licéité, minimisation, sécurité, droits des personnes, etc.), mais viserait à alléger certaines formalités documentaires.

👉 Ce seuil de 500 salariés, s’il était retenu comme critère principal d’allègement, pose cependant question. En France, cela signifierait que moins de 5 % des entreprises — essentiellement les grandes entreprises et une partie des ETI — seraient toujours tenues de produire un registre des traitements conforme au RGPD.

Autrement dit, plus de 95 % du tissu économique serait exempté de cette obligation structurante, alors même que de nombreuses TPE et PME manipulent des données sensibles ou massives. Cette situation interroge sur la portée réelle du principe d’accountability, pilier du RGPD, dans un tel scénario.

⇾ Peut-on encore parler de responsabilisation généralisée si la majorité des structures ne sont plus tenues de démontrer activement leur conformité ?

Réfléchir à une adaptation du reporting, sans renoncer à la responsabilisation

Dans cette perspective de réforme ciblée du RGPD, il ne semble pas souhaitable de supprimer le registre des traitements, mais d’imaginer plutôt comment les modalités de reporting de la conformité pourraient évoluer, notamment pour les structures de petite taille.

Cette évolution devra être envisagée de sorte à répondre aux problématiques suivantes :

Comment garantir la protection effective des droits des personnes concernées sans le format actuel du registre des activités de traitement ?
Quelles preuves de conformité une entreprise pourrait-elle produire en cas de contrôle, sans un outil de suivi formel de ses traitements ?

C’est précisément à ces enjeux que les pistes suivantes tentent de répondre : comment remplacer ou adapter intelligemment le registre des traitements RGPD, tout en préservant l’essentiel — la transparence, la responsabilisation, et la capacité à démontrer sa conformité.

Alternatives au registre des traitements pour démontrer la conformité

1. Une politique de conformité narrative

Plutôt que de remplir un tableau technique listant chaque traitement, une entreprise pourrait opter pour une politique de protection des données structurée sous forme narrative. Cette charte interne décrirait de manière claire et synthétique les pratiques de l’organisation :

les types de données personnelles collectées,
les finalités poursuivies,
les personnes ou services ayant accès aux données,
les mesures de sécurité mises en place,
le tout rédigé en langage courant et accessible aux non-spécialistes.

Avantages

Vision globale et pédagogique : une politique narrative permet de présenter de manière cohérente les engagements de l’entreprise en matière de protection des données. Elle est souvent plus lisible pour les collaborateurs qu’un registre structuré sous forme de tableau, et peut servir de support à la formation interne.
Simplification documentaire : un document unique peut se substituer à de multiples fiches de registre. Cela réduit le formalisme, tout en laissant davantage de place à l’explication qualitative des démarches de conformité.
Outil de transparence externe : une telle charte peut être partagée (en totalité ou partiellement) avec les clients ou partenaires, contribuant à rassurer sur les pratiques de l’entreprise et à renforcer la confiance.

Limites

Moins de détails opérationnels : la volonté de synthèse peut entraîner l’omission de certaines informations obligatoires. Par exemple, toutes les catégories de données, les bases légales ou les durées de conservation ne seront pas forcément listées de manière systématique, comme dans un registre conforme à l’article 30.
Mise à jour plus délicate : un document narratif, surtout s’il est long, peut être plus difficile à mettre à jour. Chaque nouvelle activité ou modification de traitement doit être intégrée dans le texte, sans nuire à la cohérence de l’ensemble.
Moins de valeur probante en cas de contrôle : une politique narrative, même bien rédigée, pourra être jugée moins formelle qu’un registre détaillé. En cas de contrôle de la CNIL, l’entreprise devra souvent fournir des précisions complémentaires, voire détenir en parallèle une base d’information structurée.
Navigation et usage opérationnel limités : contrairement à un registre organisé par fiches, une politique narrative ne permet pas une recherche rapide d’informations. Elle est également moins exploitable pour répondre aux demandes d’exercice de droits ou pour réaliser des analyses d’impact (AIPD).

2. Une cartographie simplifiée des traitements

Une autre approche consisterait à représenter les traitements de données sous forme visuelle, plutôt que de les décrire de manière exhaustive. Il s’agirait de réaliser une cartographie des traitements : un schéma ou un tableau synthétique illustrant les principaux flux de données personnelles au sein de l’entreprise.

Par exemple, une cartographie pourrait montrer :

quelles données sont collectées et par quels canaux,
comment elles circulent entre services, outils ou prestataires,
où et comment elles sont stockées, supprimées ou transférées.

Ce support visuel, mis à jour régulièrement, pourrait alors tenir lieu de référentiel simplifié, notamment pour les PME souhaitant alléger leur documentation RGPD tout en conservant une traçabilité interne.

Avantages

Clarté et impact visuel : la cartographie permet de comprendre rapidement les flux de données. C’est un excellent support de sensibilisation interne, notamment auprès des services métiers ou de la direction, pour illustrer le cycle de vie des données personnelles dans l’organisation.
Aide à l’identification des risques : en visualisant les interconnexions entre traitements, il devient plus facile de repérer les points critiques, comme un service qui concentre un grand volume de données sensibles. Cela peut faciliter une approche par les risques sans passer par un registre détaillé.
Documentation allégée : une carte révisée tous les six mois ou à chaque évolution significative est moins contraignante à maintenir qu’un registre formel. Elle peut se concentrer sur l’essentiel (qui fait quoi, avec quelles données), sans entrer dans le niveau de granularité attendu par l’article 30 du RGPD.

Limites

Risque de simplification excessive : une représentation graphique ne permet pas toujours d’inclure les mentions obligatoires, comme les bases légales, les durées de conservation ou les transferts hors UE. Or ces éléments sont exigés en cas de contrôle. La cartographie décrit la structure des traitements, mais pas nécessairement leurs aspects juridiques.
Mise à jour technique : modifier un schéma visuel peut nécessiter des compétences spécifiques (logiciel de mindmapping, outils de cartographie…). Sans personne identifiée pour le maintenir, la cartographie devient rapidement obsolète.
Valeur probante limitée : une carte, seule, est rarement suffisante pour prouver la conformité. Elle doit être accompagnée de documents explicatifs ou de tableaux annexes, sous peine de devoir reconstituer en parallèle une partie du registre.

💡 Aujourd’hui, la cartographie des traitements est généralement utilisée comme outil complémentaire au registre RGPD, mais elle pourrait, dans un scénario allégé, servir de pilier central d’une documentation simplifiée.

3. Une autoévaluation et un audit périodiques

Plutôt que de documenter en continu chaque traitement, une autre modalité consisterait à instaurer une revue périodique de la conformité RGPD. L’entreprise pourrait ainsi réaliser, par exemple, un audit interne annuel ou semestriel de ses pratiques, à l’aide d’un questionnaire structuré ou d’un outil d’autoévaluation.

Cette méthode, moins exigeante sur le plan formel, pourrait être encouragée par les autorités de protection comme une alternative volontaire au registre, notamment pour les petites structures.

L’entreprise conserverait les résultats de ces évaluations comme trace de ses démarches de conformité – une sorte d’attestation interne de bonne conduite, à archiver et actualiser régulièrement.

Avantages

Simplicité et flexibilité : un bilan RGPD périodique sous forme de checklist est souvent plus réaliste pour une PME que le suivi quotidien de traitements. L’organisation peut y consacrer un temps dédié (par exemple 1 à 2 jours par an), ce qui est plus soutenable en termes de ressources.
Vision d’ensemble structurée : cette approche permet de revoir régulièrement les grands principes du RGPD (licéité, sécurité, droits des personnes, documentation, etc.) et de repérer d’éventuels écarts. Elle favorise une mise à jour globale des pratiques.
Effet pédagogique : l’autoévaluation permet aussi de sensibiliser les équipes et d’améliorer la compréhension des enjeux RGPD. Elle peut être partagée en comité de direction pour maintenir la protection des données à l’agenda stratégique.

Limites

Réactivité limitée : entre deux audits, une nouvelle activité ou un traitement non conforme peut échapper à la vigilance. Cette approche ne permet pas un suivi continu, ce qui peut poser problème en cas d’évolution rapide des activités.
Qualité variable selon l’exécutant : l’efficacité de l’autoévaluation dépend fortement de l’implication et de la rigueur de ceux qui la conduisent. Un questionnaire mal rempli ou survolé peut fausser le diagnostic.
Nécessité d’un cadre méthodologique : pour être pertinent, l’outil d’évaluation doit s’appuyer sur un référentiel solide. Cela suppose soit l’utilisation d’un modèle reconnu (CNIL, CEPD…), soit le recours à un expert externe. De plus, une autoévaluation seule ne constitue pas une preuve de conformité : en cas de contrôle, l’entreprise devra justifier ses réponses par des éléments concrets (procédures, politiques, extraits de registre…).

💡 À ce jour, les outils d’auto-diagnostic RGPD existants évaluent davantage le niveau de sensibilisation d’une organisation que son degré réel de conformité. Pour devenir une alternative crédible au registre, ces outils devraient gagner en précision et en reconnaissance institutionnelle, par exemple via un agrément des autorités de protection.

4. Des outils numériques pour accompagner la conformité

Qu’il soit obligatoire ou non, le registre des traitements RGPD reste difficile à tenir sans outils adaptés. La technologie peut donc constituer une solution structurante, en particulier pour les PME disposant de peu de ressources internes.

Des logiciels de gestion de la conformité RGPD (ou privacy management software) existent déjà sur le marché. Ces outils permettent de centraliser et de suivre les différentes composantes de la conformité :

registre des traitements,
analyses d’impact (AIPD),
gestion des demandes de droits,
documentation juridique,
suivi des formations ou des violations de données, etc.

Avantages

Gain de temps et réduction de la charge mentale : un bon outil automatise de nombreuses tâches chronophages (collecte d’informations, mises à jour, reporting). Il permet aux entreprises, même sans DPO interne, d’être guidées pas à pas dans la mise en conformité.
Soutien méthodologique : au-delà de l’aspect technique, certains logiciels proposent un accompagnement structuré, en posant les bonnes questions sur les finalités, bases légales, mesures de sécurité, etc. Ils deviennent ainsi un outil de réflexion, et pas uniquement d’exécution.
Centralisation et traçabilité : ces plateformes permettent de regrouper tous les éléments de preuve de la conformité RGPD : historique des actions, validations, contrats, politiques, mentions d’information… En cas de contrôle, les informations sont plus faciles à extraire.

Limites

Coût et disparité d’accès : bien que certains éditeurs proposent des versions adaptées aux petites structures, l’investissement reste un frein pour certaines PME. Dans un contexte sans obligation stricte, toutes les entreprises ne seront pas prêtes à consacrer un budget à ce type de solution.
Risque de conformité automatique : l’automatisation peut induire une forme de désengagement : en remplissant des formulaires standardisés, l’utilisateur peut passer à côté des réflexions juridiques essentielles (licéité, proportionnalité, minimisation…). Un outil ne remplace ni la compréhension des enjeux, ni le discernement.
Dépendance technologique et vigilance contractuelle : recourir à une solution tierce soulève des questions pratiques importantes : pérennité de l’éditeur, sécurité des données saisies, portabilité en cas de changement d’outil… Il est crucial de rester maître de ses données de conformité et de pouvoir les exporter à tout moment.

💡 Les outils numériques peuvent considérablement faciliter la mise en conformité RGPD, en particulier dans une logique de simplification documentaire ou de pilotage à distance.

Le mot de la fin : une simplification potentiellement bienvenue, mais à conditions !

Chez Silexo, nous constatons que la charge de la conformité RGPD peut peser lourdement sur les petites structures, sans pour autant être toujours proportionnée au niveau de risque. Une démarche d’allègement ciblé des obligations, comme celle envisagée au niveau européen, peut donc être bénéfique — à condition qu’elle repose sur les bons critères.

La taille de l’entreprise, seule, ne suffit pas. Une TPE peut très bien traiter des données sensibles, tandis qu’une grande entreprise peut mettre en œuvre des traitements plus limités. Toute simplification efficace du RGPD devrait plutôt s’appuyer sur des facteurs combinés :

nature des données traitées,
secteur d’activité,
volume ou sensibilité des traitements,
et niveau de risque pour les droits des personnes.

Même dans un cadre allégé, il reste essentiel de conserver une traçabilité minimale. Certaines pratiques documentaires doivent impérativement être maintenues pour :

définir des durées de conservation cohérentes,
gérer les demandes d’exercice des droits,
identifier les traitements nécessitant une AIPD,
et faciliter les échanges avec les partenaires ou les autorités.

Une conformité accessible : notre choix d’un outil centralisé

Pour permettre aux entreprises de suivre leurs obligations sans complexité inutile, nous recommandons l’usage d’un outil de pilotage RGPD simple et complet. C’est pourquoi nous avons choisi ProDPO, une solution adaptée aux PME, start-ups et consultants.

Conçu pour centraliser tous les éléments de conformité — du registre des traitements aux violations de données, en passant par les AIPD, les droits des personnes et la documentation des sous-traitants — ProDPO offre :

une interface intuitive, pensée par des DPO,
un hébergement sécurisé en France,
et une tarification accessible (à partir de 28 €/mois, utilisateurs illimités).

Il permet aux structures, même sans expert RGPD interne, de construire une documentation conforme et adaptée à leurs enjeux, sans se noyer dans des tableaux Excel ou des fichiers Word disparates.

💡 Alléger les formalités, oui — à condition de ne pas fragiliser la responsabilisation. Une simplification réussie du RGPD ne doit pas conduire à une dilution des obligations essentielles, mais à une refonte intelligente du reporting, tenant compte des réalités de terrain.

En savoir plus sur le projet de simplification règlementaire de la Commission : https://ec.europa.eu/

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