Quelle documentation réunir pour prouver votre conformité au RGPD ?

LA liste des documents RGPD

1. La documentation sur vos traitements de données personnelles (fichier clients, fichier de gestion du personnel, géolocalisation, vidéosurveillance, fichiers des collectivités territoriales, etc.).

✅ Le registre des traitements.

✅ Les analyses d'impact sur la protection des données (DPIA) pour les traitements susceptibles d'engendrer des risques élevés pour les droits et libertés des personnes.

✅ L'encadrement des transferts de données hors de l'Union européenne (notamment, les clauses contractuelles types, les BCR et certifications).

2. Les documents relatifs à l'information des personnes concernées par vos fichiers.

✅ Les mentions d'information.

✅ Les modèles de recueil du consentement des personnes concernées.

✅ Les procédures mises en place pour l'exercice des droits.

3. Les contrats qui définissent les rôles et les responsabilités de chacun. 

✅ Les contrats avec les sous-traitants.

✅ Les procédures internes en cas de violations de données.

✅ Les preuves que les personnes concernées ont donné leur consentement lorsque le traitement de leurs données repose sur cette base.

Important !

La documentation n'a pas à être communiquée à la CNIL.

S'agissant de l'analyse d'impact, elle doit être transmise à la CNIL dans les cas suivants :

• s'il apparaît que le niveau de "risque résiduel" reste élevé (cas où la CNIL doit être consultée) ;
• quand la législation nationale d'un État membre l'exige ;
• en cas de contrôle par la CNIL.

Source : www.cnil.fr