Check-list pratique : quelles informations ma politique de confidentialité doit-elle contenir ?
Pourquoi une politique de confidentialité ?
Une politique de confidentialité joue un rôle central dans la protection des données personnelles. Elle informe les utilisateurs de manière transparente sur les pratiques de collecte, d'utilisation, de partage et de protection de leurs données par votre site ou votre organisation.
Témoin du respect des obligations légales (notamment le RGPD) par l'organisme propriétaire du site web, elle renforce la confiance des utilisateurs et les protège contre les abus.
Pour être efficace, la politique de confidentialité doit être visible et accessible. Idéalement, elle doit être placée dans le pied de page de votre site web ou directement intégrée à toutes les pages importantes, comme celles où les données sont collectées (formulaires, inscriptions, etc.). Un lien vers la politique de confidentialité doit également être disponible lors de la création de comptes ou l’acceptation de cookies.
Cette politique doit, en outre, être rédigée dans un langage clair, exempt de jargon juridique, afin que chaque utilisateur puisse comprendre comment ses données sont traitées et quels sont ses droits.
La check-list ci dessous répertorie les informations devant apparaître au sein de cette information. N'hésitez pas à vous en servir pour mesurer la complétude de votre document.
Quel contenu pour ma politique de confidentialité ?
👤 Responsable du traitement
☐ Nom et coordonnées de l’entité responsable du traitement des données.
☐ Délégué à la Protection des Données (DPO) mentionné avec contact (le cas échéant).
💾 Données collectées
☐ Liste claire et exhaustive des catégories de données collectées (identification, contact, navigation, etc.).
☐ Description des moyens de collecte (formulaires, cookies, etc.).
🎯 Finalités et bases légales du traitement
☐ Finalités du traitement clairement indiquées pour chaque catégorie de données.
☐ Indication et justification des bases légales sur lesquelles reposent les traitements (consentement, contrat, obligation légale, etc.).
☐ Enumération claire des cas où le consentement est requis et recueilli.
⏱️ Durée de conservation des données
☐ Période de conservation définie pour chaque type de données collectées.
☐ Précision du sort des données après cette période (suppression, archivage, anonymisation, etc.)
📧 Partage des données
☐ Liste des tiers ou partenaires ayant accès aux données (le cas échéant).
☐ Explication des rôles de chaque tiers ou partenaire (le cas échéant).
☐ Mention relative aux autorités légales si les données peuvent être transmises dans ce cadre.
🌏 Transferts internationaux
☐ Indication des transferts éventuels de données en dehors de l’ Espace Economique Européen (EEE).
☐ Liste des pays ou régions concernés par ces transferts.
☐ Précisions sur les mesures de sécurité mises en place pour garantir la protection des données lors de ces transferts.
🍪 Utilisation des cookies
☐ Définitions et explications sur l’utilisation des cookies et des technologies similaires.
☐ Liste des types de cookies utilisés :
- Cookies strictement nécessaires,
- Cookies de performance (analytiques),
- Cookies de fonctionnalité,
- Cookies de ciblage marketing.
☐ Explication de la finalité de chaque type de cookie (amélioration de la performance, personnalisation des contenus, publicité ciblée).
☐ Détails sur les cookies tiers (ceux déposés par des partenaires externes).
☐ Description de la gestion des préférences de cookies :
☐ Comment l'utilisateur peut accepter ou refuser les cookies non essentiels via une bannière de consentement ;
☐ Accès à un lien pour modifier ses préférences à tout moment).
☐ Durée de vie des cookies (durée de conservation des cookies et des données associées).
☐ Explication des options pour bloquer les cookies via les paramètres du navigateur.
⚖️ Droits des utilisateurs
☐ Présentation et explication claire des droits des utilisateurs :
- Droit d’accès aux données,
- Droit de rectification,
- Droit à l’effacement (« droit à l’oubli »),
- Droit à la portabilité des données,
- Droit d’opposition au traitement des données (notamment pour les traitements basés sur l’intérêt légitime),
- Droit à la limitation du traitement,
- Droit de retirer le consentement à tout moment,
- Droit relatif aux traitements automatisés.
☐ Explication simple de la procédure pour exercer ces droits.
☐ Information sur les éventuelles pièces justificatives demandées pour vérifier l'identité.
☐ Coordonnées de contact pour envoyer les demandes.
🧑⚖️ Recours et réclamations
☐ Information sur le droit de déposer une réclamation auprès de l’autorité de contrôle (CNIL en France).
☐ Coordonnées et lien vers le site de la CNIL pour faciliter le dépôt de plaintes.
🔒 Sécurité des données
☐ Liste des mesures techniques et organisationnelles prises pour garantir la sécurité des données (ex : chiffrement, anonymisation, contrôle d’accès).
☐ Précautions prises en cas de transfert de données vers des partenaires (clauses de confidentialité, audits de sécurité chez les sous-traitants).
🔗 Liens externes
☐ Mention des responsabilités concernant les liens renvoyant vers des sites tiers.
☐ Mention relative au contenu embarqué (vidéos, posts de réseaux sociaux, etc. directement intégrés sur le site web)
📝 Modifications de la politique
☐ Clause indiquant que la politique de confidentialité peut être mise à jour et les modalités permettant aux usagers de se tenir informés.
☐ Date de dernière mise à jour clairement indiquée.
🔎 Points de contrôle finaux
☐ La politique de confidentialité est-elle rédigée de manière simple, accessible et transparente ?
☐ Est-elle compréhensible par une personne non spécialiste des questions de protection des données ?
☐ Les utilisateurs disposent-ils de tous les éléments nécessaires pour comprendre comment leurs données sont traitées et protégées ?
La politique de confidentialité, reflet du niveau de protection des données
Soigner sa politique de confidentialité n'est pas une simple formalité : c'est un gage de sérieux et de transparence. Elle représente souvent le premier contact qu’un utilisateur a avec votre gestion des données.
Une politique bien construite et adaptée à vos pratiques, en plus de garantir votre conformité, montre que votre structure est responsable et soucieuse du respect des droits de ses utilisateurs.
C'est pour ces raisons que copier la politique de confidentialité d’un autre site, aussi complète soit-elle, reste une mauvaise idée.
Chaque organisation a ses spécificités en matière de collecte et de traitement des données. Pour cette raison, il est fortement conseillé de se faire accompagner par des professionnels en protection des données, comme un délégué à la protection des données (DPO) ou un cabinet spécialisé.
Ces experts sauront adapter la politique de confidentialité à votre contexte particulier, vous garantissant une conformité optimale tout en vous protégeant des risques juridiques.
Bien évidemment, le cabinet Silexo peut vous aider dans la construction de cette information, n'hésitez pas à nous solliciter ! 😉
______________________
Article rédigé par Ninon MAIRE, le 11/10/2024
Le logiciel RGPD du DPO
Les DPO internes, vous disposez de documentations et d’outils intuitifs, permettant la collaboration avec vos équipes.
Les DPO mutualisés et externes (consultants freelance, cabinets d'avocats ou de conseil, institutions publiques), en plus de disposer des mémes fonctionnalités que les DPO internes pour tous vos clients, vous gérez ensemble sur une seule plateforme.
