RGPD - Les durées de conservation - Prospection commerciale et marketing
La gestion des données personnelles est un enjeu crucial pour toute entreprise, et le secteur de la prospection commerciale et marketing n'échappe pas à cette règle. Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) impose des règles strictes concernant la durée de conservation des données. Cet article vous guide à travers les obligations légales et les bonnes pratiques pour une gestion conforme de vos données de prospection.
Télécharger le tableau complet des durées de conservation
Durée de conservation des données des clients
Les données des clients utilisées à des fins de prospection commerciale ne peuvent être conservées indéfiniment. La durée de conservation est limitée à la durée de la relation commerciale, plus trois ans à compter de la fin de cette relation. Cette fin de relation peut correspondre à un achat, l'expiration d'une garantie, la fin d'un contrat de service ou le dernier contact avec le client. Il est important de noter que cette règle s'applique à toutes les données utilisées pour la prospection, et non uniquement aux données collectées explicitement à cette fin.
Durée de conservation des données des prospects non clients
Les données des prospects non clients, c'est-à-dire les personnes qui n'ont pas encore effectué d'achat ou souscrit de service, ont également une durée de conservation limitée. Ces données ne peuvent être conservées que trois ans à compter de leur collecte par le responsable de traitement ou du dernier contact émanant du prospect. Un contact peut être une demande de documentation ou un clic sur un lien hypertexte dans un courriel. Il est important de noter qu'l'ouverture d'un courriel n'est pas considérée comme un contact.
Gestion du droit d'opposition à la prospection
Le droit d'opposition est un droit fondamental dans le cadre de la protection des données personnelles. Les informations permettant de gérer ce droit doivent être conservées pendant un minimum de trois ans à compter de l'exercice du droit d'opposition. Ces données ne doivent être utilisées qu'à cette fin. Seules les informations nécessaires à la prise en compte du droit d'opposition doivent être conservées (ex : l'adresse électronique).
Durée de conservation des cookies et données de fréquentation
Les informations stockées dans le terminal des utilisateurs (cookies) à des fins de mesure d'audience ont une durée de vie limitée à 13 mois maximum. Les nouvelles visites ne doivent pas prolonger la durée de vie de ces informations. De même, les données de fréquentation brutes associant un identifiant ne peuvent être conservées que 13 mois maximum, ensuite elles doivent être supprimées ou anonymisées.
Autres données collectées à des fins marketing
Les données collectées via des actions de fidélisation, de prospection, d'étude, de sondage, de test produit et de promotion doivent avoir une durée limitée à la durée nécessaire à la réalisation de l'objectif. La sélection des personnes ne peut résulter que de l'analyse des données listées à l'article 3 de la Délibération n° 2016-264 du 21 juillet 2016 (NS-048). Les données relatives à l'organisation et au traitement des jeux-concours, de loteries et de toute opération promotionnelle doivent aussi être limitées à la durée nécessaire à la réalisation de l'objectif.
Avis clients
Les données relatives aux contributions des personnes qui déposent des avis sur des produits, services ou contenus doivent avoir une durée raisonnable, à déterminer au cas par cas en considérant la catégorie des professionnels concernés. La CNIL recommande de ne pas excéder 5 ans pour la durée de publication des avis. Après cette période, les données agrégées peuvent être conservées selon les mêmes règles avant d'être supprimées.
Points clés à retenir :
- Durée et Finalité : La durée de conservation des données doit être strictement liée à la finalité du traitement. Les données ne doivent pas être conservées au-delà de ce qui est nécessaire.
- Sécurité : La sécurité des données doit être assurée pendant toute leur durée de vie, y compris en archivage. Les accès doivent être contrôlés et les données doivent être protégées contre toute perte, altération ou accès non autorisé.
- Archivage intermédiaire : De nombreuses durées de conservation incluent une phase d'archivage intermédiaire après la période d'utilisation active des données. Ceci est notamment le cas pour répondre à des obligations légales ou en cas de contentieux.
- Anonymisation : Les données utilisées à des fins statistiques ne sont plus considérées comme des données personnelles une fois anonymisées.
Adaptation et recommandations
Il est essentiel d'adapter ces durées en fonction des besoins et des spécificités de votre organisme. Les durées mentionnées dans les sources sont des indications et nécessitent une adaptation au cas par cas. Il est important de respecter les recommandations de la CNIL et du RGPD en matière de protection des données. Il est recommandé de consulter un expert juridique ou un DPO pour des conseils précis.
En conclusion, la conformité au RGPD dans le cadre de la prospection commerciale et marketing nécessite une gestion rigoureuse des durées de conservation des données. En respectant ces règles, vous protégez les données personnelles de vos clients et prospects, et vous évitez les sanctions potentielles liées à une non-conformité. N'hésitez pas à vous faire accompagner par des professionnels pour mettre en place des processus adaptés à votre activité.
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