Conservation des documents mutuelle et assurance

Mis à jour le 27 octobre 2026.

Réponse rapide

Une police d'assurance se conserve deux ans après la résiliation du contrat (prescription biennale, article L.114-1 du code des assurances), les documents précontractuels et contractuels cinq ans après la fin de la relation (article L.110-4 du code de commerce), les minutes notariées soixante-quinze ans (article L.213-2 du code du patrimoine). Le point de départ commande la date de purge.

Les délais du secteur assurance circulent en listes recopiées, sans point de départ ni texte qui les fonde. L'article 5.1.e du RGPD interdit de conserver au-delà du nécessaire ; les codes sectoriels fixent le plafond probatoire. Voir aussi les durées de conservation applicables aux autres secteurs.

Combien de temps conserver une police d'assurance ?

Une police d'assurance se conserve deux ans à compter de la résiliation, par application de la prescription biennale de l'article L.114-1 du code des assurances.

Prescription biennale : délai de deux ans au terme duquel toute action dérivant d'un contrat d'assurance est éteinte, compté « à compter de l'événement qui y donne naissance ».

Document	Durée	Point de départ du délai	Texte applicable
Police d'assurance	2 ans	Résiliation du contrat	Art. L.114-1 code des assurances
Courrier de résiliation	2 ans	Date de la résiliation	Art. L.114-1 code des assurances
Documents précontractuels et contractuels	5 ans minimum	Fin de la relation contractuelle	Art. L.110-4 code de commerce
Statuts, annexes et pièces modificatives	5 ans	Radiation de la société au RCS	Art. 2224 code civil
Registre des procès-verbaux	5 ans	Dernier procès-verbal enregistré	Art. 2224 code civil
Dossier d'immatriculation d'intermédiaire	5 ans	Radiation du fichier	Art. R.512-3 code des assurances
Contrat et justificatifs de crédit	2 ans	Paiement de la dernière échéance du prêt	Art. L.218-2 code de la consommation
Garantie légale de conformité	2 ans	Délivrance du bien	Art. L.217-3 code de la consommation
Identification du client (LCB-FT)	5 ans	Cessation de la relation d'affaires ; exécution pour les opérations	Art. L.561-12 code monétaire et financier
Pièces comptables justificatives	10 ans	Clôture de l'exercice	Art. L.123-22 code de commerce
Minutes et répertoires notariés	75 ans (communicabilité)	Date du document le plus récent du dossier	Art. L.213-2 code du patrimoine

Références relevées sur Légifrance et EUR-Lex au 27 octobre 2026. Les cinq ans de prescription commerciale ne sont pas les dix ans comptables : le premier éteint une action, le second impose un archivage — autre compteur encore pour nos durées applicables aux données fiscales. Les 75 ans du code du patrimoine sont un délai de communicabilité, pas une garde en base active.

Dossier de sinistre et réclamation : 2 ans ou 5 ans selon la prestation

Une réclamation se conserve deux ans, cinq ans lorsqu'elle porte sur une incapacité de travail ; même couple après une médiation, dont l'engagement suspend la prescription. Un dossier contentieux reste en archivage intermédiaire jusqu'à l'épuisement des voies de recours, puis il est purgé : consignez la date du gel et son motif.

Quels délais pour les documents de mutuelle et de prévoyance ?

Les actions dérivant des opérations collectives d'une institution de prévoyance se prescrivent par deux ans, délai porté à cinq ans pour l'incapacité de travail (article L.932-13 du code de la sécurité sociale).

Deux ans : délai de base, à compter de l'événement qui donne naissance à l'action.
Cinq ans : incapacité de travail.
Dix ans : bénéficiaire distinct du participant, ou ayants droit du participant décédé (accident).
Trente ans : actions du bénéficiaire en assurance sur la vie, à compter du décès.
Fausse déclaration : le délai ne court que du jour où l'institution en a eu connaissance.

Mutuelle, société d'assurance, institution de prévoyance : trois codes distincts, à relever chacun à sa source avant de remplir une fiche de registre.

Quand le délai de conservation commence-t-il à courir ?

Le délai court depuis un événement, jamais depuis la date du document : résiliation, radiation au RCS, dernière échéance du prêt, cessation de la relation d'affaires.

Résiliation du contrat : départ des deux ans de l'article L.114-1 du code des assurances.
Dernière échéance du prêt : départ des deux ans sur les justificatifs de crédit.
Cessation de la relation d'affaires : cinq ans pour les documents de vigilance ; pour les opérations, le délai court de leur exécution (article L.561-12 du code monétaire et financier).
Connaissance des faits : cinq ans (article 2224 du code civil).
Interruption : causes ordinaires, désignation d'experts, lettre recommandée avec accusé de réception (article L.114-2).

Deux documents d'un même dossier peuvent porter cinq ans et expirer à deux dates différentes. La prospection suit le même raisonnement : le délai de trois ans applicable aux prospects d'un courtier court depuis le dernier contact émanant de la personne.

Les durées héritées des normes simplifiées : les retirer plutôt que les recopier

Les normes simplifiées et dispenses antérieures au RGPD n'ont plus de valeur juridique : une durée qui n'a pas d'autre fondement sort du registre au lieu d'y être reconduite.

Repérer : les fiches dont la durée ne tient qu'à une norme simplifiée ou une dispense.
Les textes qui fondent ces durées : l'article L.114-1 du code des assurances (deux ans), l'article L.932-13 du code de la sécurité sociale pour les institutions de prévoyance (deux ans), les articles L.110-4 (cinq ans) et L.123-22 (dix ans) du code de commerce, l'article L.561-12 du code monétaire et financier (cinq ans) et l'article 2224 du code civil (cinq ans).
À défaut : justifier la durée au regard de la finalité avec la grille d'analyse de la fiche CNIL sur les durées de conservation (article 5.1.e du RGPD).
Inscrire : durée, point de départ et fondement au registre.

Notre règle de sourçage : aucune durée publiée sans son texte, nommé et daté. La ligne « Risques : 5 ans, 5 ans, 5 ans » et les durées des copies de pièces d'identité ne figurent donc plus au tableau.

Base active et archivage intermédiaire : où l'organisme assureur inscrit chaque durée

La CNIL décrit trois phases : base active, archivage intermédiaire, archivage définitif, les deux dernières n'étant pas systématiques. En archivage intermédiaire, l'accès se limite aux personnes habilitées ; les dossiers du personnel suivent les mêmes stades, détaillés dans nos durées de conservation des documents RH. L'arbitrage se tranche traitement par traitement pendant les ateliers d'inventaire : souscription, contrats, sinistres, réclamations, recouvrement. Chaque fiche reçoit sa durée, son point de départ et son fondement, l'article 30.1.f du RGPD exigeant d'y porter « dans la mesure du possible, les délais prévus pour l'effacement des différentes catégories de données ». Nous pouvons faire auditer les traitements d'un organisme assureur et fixer les durées.

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Un assuré demande l'effacement de ses données alors que le contrat est résilié : doit-on y faire droit ?

Non, pas tant qu'une obligation légale de conservation court. L'article 17.3.b du RGPD écarte le droit à l'effacement lorsque le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle l'organisme est soumis. La réponse consiste à sortir les données de la base active, à les basculer en archivage intermédiaire à accès restreint, puis à notifier à la personne la catégorie de données maintenue, le motif et l'échéance de purge. Les données sans fondement de conservation, elles, sont supprimées immédiatement.

Un sinistre contesté prolonge-t-il la durée de conservation du dossier ?

Oui, mais seulement le temps du contentieux. Dès qu'une réclamation, une médiation ou une action judiciaire est engagée, le dossier concerné est gelé en archivage intermédiaire jusqu'au terme de la procédure et de l'épuisement des voies de recours, puis purgé. Ce gel vise le seul dossier litigieux : il ne justifie pas de suspendre la purge de l'ensemble du portefeuille. Tracez la date du gel, son motif et la date de reprise du décompte, afin de pouvoir les justifier lors d'un contrôle.

Qui purge les données quand la gestion est déléguée à un courtier ou à un délégataire ?

Le responsable de traitement reste redevable de la purge, mais l'exécution se contractualise. L'article 28.3.g du RGPD impose que le contrat de sous-traitance prévoie, au terme de la prestation, la suppression ou la restitution des données et des copies existantes. Exigez donc trois éléments : le délai de purge après fin de contrat, la preuve écrite de sa réalisation, et le sort des sauvegardes. Sans cette clause, les données restent chez le prestataire et c'est l'organisme assureur qui en répond.

Comment distinguer base active et archivage intermédiaire dans un système d'information assurance ?

Par l'accès, pas par l'emplacement. La base active est celle que les gestionnaires consultent au quotidien ; l'archivage intermédiaire regroupe les données qui ne sont plus utiles à la gestion courante mais dont la conservation reste fondée. Techniquement, cela se traduit par un périmètre d'habilitation restreint, une table ou un espace séparé, une traçabilité des consultations et une date de purge automatisée. Si un gestionnaire peut encore interroger la donnée dans son outil métier, elle n'est pas archivée.

Où les durées retenues doivent-elles être écrites pour être opposables lors d'un contrôle ?

Dans le registre des traitements. L'article 30.1.f du RGPD demande d'y faire figurer, dans la mesure du possible, les délais prévus pour l'effacement des différentes catégories de données. Pour chaque traitement, inscrivez la durée en base active, la durée d'archivage intermédiaire, le point de départ retenu et le texte qui la fonde. Une durée décidée en réunion mais absente du registre ne se prouve pas. Les politiques de purge paramétrées dans les outils doivent reprendre exactement ces valeurs.

Les données de santé d'un contrat de prévoyance se conservent-elles comme le reste du dossier ?

Non. Relevant de l'article 9 du RGPD, elles supposent un cloisonnement propre : accès limité aux seuls personnels habilités à les traiter, traçabilité des consultations, et suppression dès que la finalité qui les justifiait est atteinte, même si d'autres pièces du dossier restent conservées. Autrement dit, la durée la plus longue du dossier contractuel ne s'étend pas mécaniquement aux pièces médicales. Les mesures d'habilitation et de journalisation relèvent de l'article 32.

Par où commencer quand aucune durée n'a jamais été fixée dans l'organisme ?

Par l'inventaire des traitements, service par service : souscription, gestion des contrats, sinistres, réclamations, recouvrement, prospection. Chaque traitement reçoit une finalité, une durée en base active, une durée d'archivage et un fondement. C'est ce travail d'audit qui alimente le registre et produit un plan d'action priorisé, avant tout paramétrage de purge dans les outils. Commencer par configurer le système sans cet inventaire conduit à purger des données nécessaires ou à en conserver sans base.