Guide pratique RGPD : comment réussir son inventaire des traitements de données personnelles
05/15/2025
Sommaire
Pourquoi l'inventaire des traitements est-il essentiel ?
Mettre en place un inventaire des traitements de données personnelles est une étape incontournable pour toute organisation souhaitant se conformer au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Cet inventaire, également appelé registre des traitements, permet d'identifier, de décrire et de documenter toutes les opérations de traitement de données à caractère personnel réalisées dans le cadre des activités de l’organisme.
Au-delà de l'obligation légale prévue par l'article 30 du RGPD, ce registre constitue un outil précieux pour :
- Visualiser les flux de données au sein de l'organisation ;
- Identifier les zones de risques ou de non-conformité ;
- Mettre en place des mesures de sécurité adaptées ;
- Faciliter la gestion des droits des personnes concernées ;
- Préparer sereinement un éventuel contrôle de la CNIL.
Il s’agit donc d’un levier stratégique de gouvernance de l'information et de pilotage de la conformité.
Quelles informations collecter pour chaque traitement ? 📋
🎯 Finalité du traitement
Indiquez l’objectif poursuivi, c’est-à-dire à quoi servent les données collectées.
La description doit être claire et spécifique (par ex. gestion de la paie, envoi de newsletters marketing, suivi des candidatures RH). Une même donnée peut servir plusieurs finalités, mais chaque finalité doit être légitime et déterminée à l’avance.
⚖️ Base légale
Pour chaque traitement, précisez la base juridique qui le justifie au regard du RGPD.
Tout traitement de données personnelles doit reposer sur l’une des bases légales prévues (consentement de la personne, exécution d’un contrat, obligation légale, intérêt légitime, etc.). Par exemple, la gestion de la paie repose sur une obligation légale, l’envoi de newsletters sur le consentement des abonnés, le suivi des candidatures peut reposer sur l’intérêt légitime de l’employeur. Assurez-vous que la base choisie est appropriée et documentez-la dans le registre.
👥 Catégories de personnes concernées
Indiquez qui sont les personnes dont les données sont traitées.
Il s’agit généralement de catégories comme clients, prospects, employés, candidats, fournisseurs, etc. Cette information aide à bien cerner le périmètre du traitement et les obligations associées (par ex. données relatives à des enfants, salariés, patients…).
📂 Catégories de données personnelles traitées
Détaillez les types de données manipulées pour cette activité. Par exemple : données d’identité (nom, prénom, date de naissance), coordonnées de contact (email, téléphone, adresse), données financières (salaire, IBAN), données de connexion (adresses IP, logs), données de santé, etc.
L’idée est de dresser la liste des données ou familles de données gérées dans le cadre du traitement. N’hésitez pas à être précis, sans tomber dans un inventaire inutilement exhaustif : concentrez-vous sur les données à caractère personnel (nominatives ou permettant d’identifier une personne).
📤 Destinataires des données
Indiquez qui a accès aux données ou avec qui elles sont partagées. Cela inclut :
- Les destinataires internes – par exemple les services ou fonctions en interne qui peuvent consulter les données (service RH, service marketing, direction… selon le traitement).
- Les destinataires externes – par exemple un prestataire ou sous-traitant à qui les données sont transmises pour réalisation du traitement (ex : un hébergeur cloud, un logiciel SaaS, un cabinet comptable), ou encore des partenaires, organismes externes, etc. N’oubliez pas de lister les sous-traitants éventuels qui interviennent dans le traitement.
🌍 Transferts hors UE
Précisez si les données sont envoyées vers l’étranger, en particulier en dehors de l’Union européenne. Par exemple, stockage sur des serveurs situés aux États-Unis, utilisation d’un outil dont l’éditeur est hors UE, etc
Indiquez les pays concernés et, le cas échéant, les garanties juridiques encadrant ces transferts (clauses contractuelles types, décision d’adéquation, etc.). Si aucun transfert hors UE n’a lieu, mentionnez-le également (c’est un point que les autorités de contrôle vérifient).
⏳ Durée de conservation
Pour chaque catégorie de données, indiquez la durée pendant laquelle elles sont conservées.
En pratique, cela revient à préciser combien de temps les données restent utiles opérationnellement (ex : données client actives 3 ans après le dernier achat), puis si une archivage est prévu au-delà et pour combien de temps (ex : archivage légal des pièces comptables 10 ans).
Si vous ne pouvez pas fixer une durée précise, indiquez les critères utilisés pour déterminer la durée (par ex. conservation tant que la personne est employée puis 5 ans après son départ). Le tout est de montrer que vous n’entreposez pas les données « ad vitam aeternam » sans justification.
🔐 Mesures de sécurité
Dans la mesure du possible, consignez les grandes lignes des mesures de sécurité techniques et organisationnelles en place.
Inutile de détailler chaque contrôle, mais mentionnez par exemple si les données sont chiffrées, si l’accès est restreint par mot de passe/permissions, si des sauvegardes et plans de reprise existent, etc. Ceci démontre que vous avez pensé à la protection des données concernées.
📝 Autres informations utiles (le cas échéant)
Vous pouvez ajouter toute information pertinente pour bien comprendre le traitement.
Par exemple : la source des données (collectées auprès des personnes elles-mêmes ou obtenues via un tiers), le service ou responsable interne en charge du traitement, la référence d’un éventuel processus associé ou d’une analyse d’impact (AIPD) si le traitement est à risque élevé, etc.
Ces éléments additionnels ne sont pas obligatoires, mais peuvent enrichir votre inventaire et faciliter sa gestion.
💡 Organiser ces données dans un outil structuré (Excel, Google Sheets ou outil spécialisé pour une gestion simplifiée) facilite la mise à jour et la lecture du registre.
Les points de vigilance à ne pas négliger
Lors de la constitution de votre inventaire, portez une attention particulière aux aspects suivants :
🚨 Données sensibles
Repérez si certains traitements manipulent des données sensibles au sens du RGPD (dites catégories particulières : données de santé, données biométriques, opinions politiques, origine ethnique, convictions religieuses, données génétiques, orientation sexuelle, données relatives aux infractions, etc.).
Ces données présentent des risques accrus pour les personnes et sont soumises à des conditions spécifiques de licéité et de sécurité.
⚠️ Ne les oubliez pas dans l’inventaire et surlignez-les pour qu’elles attirent l’attention. En pratique, assurez-vous que leur base légale est adéquate (souvent consentement explicite, obligation légale spécifique, intérêt public…) et que des mesures de protection renforcées sont en place (par ex. chiffrement, accès très restreint).
🌐 Transferts de données hors UE
Comme évoqué plus haut, soyez vigilant sur les traitements impliquant des exportations de données en dehors de l’Union européenne. Par exemple, l’usage d’un prestataire cloud ou d’un outil dont les serveurs sont situés aux USA, en Inde ou ailleurs.
Identifiez ces cas dans votre registre et vérifiez que des garanties juridiques existent (le RGPD impose des conditions strictes pour les transferts internationaux). Mentionnez dans l’inventaire comment ces transferts sont encadrés ou autorisés. En résumé, ne cochez pas la case “hors UE” à la légère : chaque transfert doit être maîtrisé (clauses contractuelles types, Binding Corporate Rules, décision d’adéquation, etc.).
🤝 Sous-traitants et partenaires
Dès qu’un tiers externe intervient dans un traitement (hébergement, maintenance, emailing, paie externalisée, etc.), c’est un point sensible.
Assurez-vous d’identifier tous les sous-traitants liés à chaque traitement. Vérifiez que des contrats de sous-traitance conformes à l’article 28 RGPD sont en place avec chacun (c’est souvent un point faible des organisations peu matures : des prestataires manipulant des données sans contrat adéquat).
Indiquez les prestataires dans le registre en tant que destinataires ou sous-traitants du traitement concerné. Cela vous permettra aussi de penser à les informer ou mettre à jour les clauses si nécessaire.
🗑️ Durées de conservation non maîtrisées
Un piège courant est de conserver les données indéfiniment par oubli ou négligence. Votre inventaire doit vous aider à formaliser des durées pour chaque catégorie de données.
Soyez vigilant à ne pas indiquer des durées trop longues sans justification. Si, lors de l’inventaire, vous tombez sur des traitements où les données sont conservées “pour toujours” ou “au cas où”, c’est un signal d’alarme : il faudra définir une règle de purge ou d’archivage.
Par exemple, pour les CV de candidats non retenus, inutile de les garder plus de quelques mois sauf consentement pour une conservation prolongée. Nettoyez les données obsolètes et documentez une durée de conservation raisonnable pour chaque traitement.
🔎 Traitements “oubliés” ou cachés
Gardez l’œil ouvert sur les activités moins visibles qui manipulent pourtant des données personnelles.
Par exemple, un simple envoi de mails à des clients depuis Outlook peut constituer un traitement (fichier de contacts), un fichier Excel tenu par un employé dans son coin, une liste d’inscrits à un événement stockée sur un PC, etc. Aucun traitement ne doit passer sous le radar (sauf exceptions relatives aux petites entreprises pour les traitements exceptionnels, ne présentant pas de risques pour les personnes concernées).
Pour les identifier, échangez avec le personnel, passez en revue les formulaires et points de collecte de données, et vérifiez les applications utilisées dans chaque service. Un inventaire réussi inclut aussi bien les gros systèmes officiels que les petits fichiers informels.
Qui mobiliser pour réaliser l’inventaire ?
Un registre complet et pertinent nécessite l’implication de plusieurs parties prenantes internes. Voici les rôles à solliciter :
- Le DPO ou référent RGPD : pilote la démarche, accompagne les équipes, valide les informations collectées.
- Les responsables métiers : apportent une vision opérationnelle des processus et traitements qu’ils gèrent au quotidien (RH, finance, commerce, communication...).
- La DSI ou le service informatique : identifie les applications utilisées, les flux de données, les prestataires, les mesures de sécurité.
- Le service juridique : valide la base légale des traitements, alerte sur les risques liés à certains traitements.
- La direction : soutient la démarche, arbitre en cas de difficultés, inscrit le RGPD dans la culture d’entreprise.
- Les utilisateurs terrain : apportent des informations précieuses sur les pratiques réelles de traitement et l’usage des outils.
5 étapes clés pour structurer votre inventaire
- Recenser tous les traitements : passez en revue les processus métiers, les logiciels utilisés, les formulaires de collecte, les échanges de données...
- Rassembler les données : utilisez une trame ou un modèle type pour interroger les équipes et formaliser les réponses.
- Structurer les informations : centralisez les données dans un registre organisé par finalité ou par service.
- Faire valider les fiches : chaque responsable métier doit s’approprier et valider les informations concernant ses traitements.
- Mettre à jour régulièrement : le registre est un outil vivant, à réviser au minimum une fois par an, et dès l’apparition d’un nouveau traitement.
Exploiter le registre au quotidien
L’inventaire des traitements ne doit pas rester un document statique. Il peut et doit être utilisé pour :
- Prioriser les actions à mener (suppression de données obsolètes, sécurisation d’un traitement, formalisation d’un contrat de sous-traitance...).
- Identifier les traitements nécessitant une analyse d’impact (AIPD).
- Répondre rapidement aux demandes d’exercice de droits (accès, rectification, opposition, etc.).
- Justifier de la conformité lors d’un contrôle de la CNIL.
Conclusion
Un inventaire bien construit est le socle d’une mise en conformité RGPD efficace et pérenne. Il apporte une vision claire des pratiques de l’organisation, facilite l’identification des risques, et renforce la maîtrise des données personnelles.
En suivant une méthode structurée et collaborative, les structures de toute taille peuvent construire un registre robuste, adapté à leur fonctionnement, et évolutif. C’est un premier pas indispensable vers une gouvernance responsable des données.
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