Durée de conservation des factures d'association
Mis à jour le 27 octobre 2026.
Réponse rapide Une association loi 1901 conserve ses factures et pièces comptables dix ans (code de commerce, article L123-22), les livres, registres et pièces soumis au droit de communication de l'administration six ans (livre des procédures fiscales, article L102 B), le double des bulletins de paie cinq ans (code du travail, article L3243-4) et ses procès-verbaux d'assemblée générale cinq ans au minimum. |
Les dix ans des pièces comptables sont rarement le problème d'un trésorier : ce qui coînce, c'est le fichier d'adhérents radiés resté en base active. Le tableau ci-dessous indique, pour chaque document, la durée, son point de départ et le texte applicable. Pour les autres secteurs, consultez le récapitulatif des durées de conservation par finalité.
Tableau des durées de conservation des documents d'une association loi 1901
Quatre colonnes constantes — document, durée, point de départ, texte applicable — et aucune durée publiée sans le texte qui la fonde.
| Document | Durée | Point de départ | Texte applicable |
|---|---|---|---|
| Factures et pièces comptables | 10 ans | Non fixé par l'article lui-même | Code de commerce, art. L123-22 |
| Livres, registres et pièces soumis au droit de communication (justificatifs fiscaux, reçus de dons) | 6 ans | Dernière opération inscrite, ou date d'établissement de la pièce | Livre des procédures fiscales, art. L102 B |
| Double des bulletins de paie | 5 ans | Non fixé par l'article lui-même | Code du travail, art. L3243-4 |
| Registre unique du personnel | 5 ans | Départ du salarié ou du stagiaire de l'établissement | Code du travail, art. R1221-26 |
| Convocations, procès-verbaux et bilans | 5 ans au minimum | Jour où le titulaire du droit a connu les faits | Code civil, art. 2224 (prescription) |
| Statuts, déclaration, récépissé, titres de propriété | Durée d'existence de l'association | Déclaration en préfecture | Service-public.fr |
Durées vérifiées au 27 octobre 2026. Les deux lignes sociales valent pour une association employeuse : leur détail figure dans nos durées applicables aux documents de ressources humaines. Les durées par catégorie de documents associatifs figurent aussi dans notre tableau PDF des durées pour le secteur associatif.
Combien de temps garder les factures et les pièces comptables d'une association ?
Dix ans au titre du code de commerce, six ans au titre du droit de communication de l'administration : sur une même facture, c'est le délai le plus long qui commande l'archivage.
Dix ans pour les pièces comptables : à compter de quelle date ?
L'article L123-22 du code de commerce dispose que « les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans » : le texte énonce la durée, il ne nomme pas l'événement qui la déclenche. L'article L102 B du livre des procédures fiscales, lui, le dit expressément : six ans « à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établi(e)s ». Classez par exercice plutôt que par date de facture : conserver dix ans satisfait du même coup le délai fiscal de six ans, l'inverse n'étant pas vrai.
Reçus fiscaux de dons et justificatifs attendus par l'administration fiscale
Les reçus de dons relèvent du registre fiscal de l'association, pas de la gestion des membres. L'article 200 du code général des impôts subordonne la réduction d'impôt à ce que le contribuable soit « en mesure de présenter, à la demande de l'administration fiscale, les pièces justificatives répondant à un modèle fixé par l'administration ». Identité du donateur, montant, date et preuve d'encaissement doivent donc rester produisibles sous le délai de six ans de l'article L102 B — voir le détail des délais applicables aux documents fiscaux.
Quelles durées pour les statuts, le récépissé de déclaration, le registre spécial et les PV d'assemblée générale ?
Les documents de constitution se gardent pendant toute la vie de l'association, les documents de fonctionnement cinq ans au minimum.
- Statuts, déclaration et récépissé : toute la durée d'existence de l'association, une conservation illimitée étant conseillée (Service-public.fr). Même régime pour les titres de propriété et actes de vente.
- Procès-verbaux, convocations et bilans : cinq ans au minimum. L'article 2224 du code civil prévoit que « les actions personnelles ou mobilières se prescrivent par cinq ans à compter du jour où le titulaire d'un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l'exercer ».
- Registre spécial : aucune durée n'est publiée ici. L'ordonnance n° 2015-904 du 23 juillet 2015 porte simplification du régime des associations et des fondations et modifie la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association.
- Baux et assurances : durée du contrat augmentée de cinq ans pour un bail, de deux ans pour un contrat d'assurance — voir les durées propres aux documents contractuels et d'assurance.
Le RGPD ne fixe aucun terme à ces documents. L'article 5.1.e du règlement (UE) 2016/679 impose seulement que les données nominatives qu'ils contiennent ne restent identifiantes que le temps nécessaire à la finalité poursuivie.
Base active, archivage intermédiaire, conservation illimitée : le statut du document compte autant que sa durée
La durée s'attache au document et à sa finalité, pas au fichier : un ancien membre sort de la base active dès sa radiation tout en restant nommé dix ans sur une pièce comptable.
| Phase du cycle de vie | Qui accède | Ce qui s'y conserve dans une association |
|---|---|---|
| Base active | Les bénévoles et salariés en charge du traitement | Membres à jour de cotisation, bénévoles en activité, exercice comptable en cours |
| Archivage intermédiaire | Consultation ponctuelle et motivée, par des personnes spécifiquement habilitées | Dossiers clos conservés pour une obligation légale ou un contentieux : pièces comptables, reçus de dons, PV |
| Archivage définitif | Accès réservé, hors exploitation courante | Documents de constitution et titres de propriété, gardés sans limite |
Ces trois phases sont celles de la fiche CNIL sur les durées de conservation des données, mise à jour le 2 avril 2026, qui exige qu'« une séparation avec la base active doit être opérée ». Les anciennes normes simplifiées, elles, n'ont plus de valeur juridique depuis le 25 mai 2018.
Données des adhérents après démission ou radiation
Les informations relatives aux membres ne se conservent pas après leur démission ou leur radiation, sauf accord exprès de leur part : le fichier sort de la base active, tandis que la cotisation encaissée reste une pièce comptable soumise à ses dix ans. Écrivez la règle dans le registre des traitements, que l'article 30.1.f du RGPD oblige à renseigner avec « dans la mesure du possible, les délais prévus pour l'effacement des différentes catégories de données », et ne réutilisez pas une liste d'anciens adhérents pour solliciter des dons sans vérifier les règles de conservation applicables à la prospection.
Deux catégories coexistent donc : les durées imposées par un texte — comptable, fiscal, social — qui ne se négocient pas, et celles que l'association fixe au regard de la finalité, qui se documentent. Le secteur associatif fait partie des organismes que nous accompagnons, au même titre que les entreprises et le secteur public : la durée s'y fixe traitement par traitement, dans le registre prévu à l'article 30 du RGPD.
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Faut-il conserver les données des bénévoles aussi longtemps que celles des adhérents ?
Non : le bénévolat et l'adhésion sont deux finalités distinctes et se gèrent dans deux fichiers séparés. Les coordonnées d'un bénévole se conservent le temps de sa participation à l'activité, puis se suppriment de la base active. Seules les pièces ayant une valeur de preuve se classent ensuite en archivage intermédiaire, à accès restreint : notes de frais et justificatifs de remboursement suivent alors le régime des pièces comptables, pas celui du fichier des membres. Une attestation de bénévolat déjà remise n'oblige pas à garder le fichier complet.
Combien de temps garder les justificatifs des reçus fiscaux délivrés aux donateurs ?
Les reçus fiscaux relèvent du registre fiscal de l'association, pas de la gestion des membres : l'association doit pouvoir justifier auprès de l'administration chaque reçu émis (identité du donateur, montant, date, encaissement). Ces justificatifs se conservent au titre de l'obligation fiscale, dont le délai figure dans le tableau de la page, et non au titre de la relation d'adhésion. Conséquence pratique : un donateur qui demande l'effacement de ses données ne peut pas obtenir la suppression du justificatif rattaché à un reçu encore couvert par ce délai.
Une liste d'émargement d'assemblée générale doit-elle être archivée avec le procès-verbal ?
Oui. La feuille d'émargement est la pièce qui prouve le quorum et la régularité du vote : elle n'a de sens qu'attachée au procès-verbal qu'elle appuie et se conserve avec lui, pour la même durée que les documents de fonctionnement indiquée dans le tableau. Au-delà, elle ne retourne pas dans la base active : elle reste en archivage intermédiaire, accès limité aux personnes qui en ont besoin en cas de contestation. Ne pas la réutiliser comme fichier de contacts : la finalité de collecte était la tenue de l'assemblée.
À partir de quand décompter la durée pour un adhérent qui n'a simplement pas renouvelé sa cotisation ?
Sans démission ni radiation formelle, fixez une règle écrite dans votre registre des traitements : le décompte part de la fin de la dernière période d'adhésion couverte par la cotisation. Il est utile de prévoir un délai de relance borné, puis le passage hors base active. L'absence de règle est le défaut le plus coûteux : un fichier d'anciens membres conservé indéfiniment « au cas où » n'est plus rattaché à une finalité. Les pièces comptables liées à la cotisation, elles, restent soumises à leur propre délai.
Qui conserve les documents et les données après la dissolution d'une association ?
La dissolution n'efface pas les obligations légales : les pièces comptables, fiscales et sociales doivent rester accessibles jusqu'au terme de leur délai propre. Désignez nommément, dans la délibération de dissolution, la personne ou la structure dévolutaire responsable de leur conservation et de leur sécurité, et consignez le lieu de dépôt. En parallèle, les fichiers dont la finalité disparaît — adhérents, bénévoles, contacts — se suppriment, car plus aucun traitement ne les justifie. Documentez cette suppression : c'est elle qui prouve la conformité si une réclamation survient ensuite.
